当存货开始占用办公室时，就该核算租金成本了。
简短答案
中小企业是否外包仓储，应比较占用办公室的空间成本、库存规模、出入货频率、搬运及管理人手，而不是只比较每平方英尺租金。先建立品项、数量和箱位索引，再确认接收、提取、盘点及物流的责任；一般储存服务不等于包含逐单拣货或订单履约。
重点摘要
- 先清理滞销及重复存货，再估外存容量。
- 库存准确度需要入出仓纪录，不只靠箱外标签。
- 储存、物流、拣货及订单履约须分别确认。
1. 计算每呎成本
先记录存货占用的办公室面积与成本，再比较外存月租、搬运及取货人手。不同地段及服务价目不一，不能只假设外存一定较便宜。
2. 出入货频率
按每周出入货次数，决定是否需要配合定期物流。
3. 文件存档
需要保留的公司文件可集中存放，并做好分类标示。
4. 用完整成本判断，而非假设仓储一定较平
把办公室被货物占用的面积、相关租用成本、员工搬货时间及交收次数记录下来，再与外存方案的月租、收送及操作费比较。地段、楼宇及服务不同，不能保证仓储每呎成本一定低于办公室。
若外存后需要频密往返取货，交通及人手可能抵销租金差额。反之，季节用品或低周转存货集中存放，可能有助释放工作位置；应按实际货量及运作流程评估。
5. 库存表至少记录甚么？
每个品项使用稳定的货号，记录名称、规格、箱数、每箱数量及箱号。相似包装或不同版本的商品不要混用同一识别码，否则取货时容易拿错。
每次存入、取出或调整数量都保留日期、经手人及原因，并定期将纪录与实物核对。这是管理建议，不代表一般仓储方案已代客建立系统或承担商品库存责任。
- 品项／货号与版本
- 外箱编号、件数及单箱数量
- 预计下次取用日期
- 交收纪录与联络人权限
6. 先确认仓库可配合的出入货方式
查询是否接受原箱入出、能否分批取回、提取通知时间及交收点。若有固定补货日、急单或第三方物流到访，需要事前确认可行性，不能自行安排货车直接到仓。
逐件点算、贴标签、重新包装、代客寄送和退货处理，都是独立操作需要。只有书面列明的服务才应列入流程及预算，避免把单纯存放理解成完整物流外判。
7. 公司文件与商品应分开管理
含客户或员工资料的文件应与一般存货分开编号，外箱只显示内部代码，避免把敏感资料直接写在标签。取阅权限及授权联络人亦要有清楚纪录。
法定文件保留期、个人资料保存及销毁要求，应按文件类型及现行规定向相关专业人士确认。食品、药物、含电池商品或其他特殊货品，则先申报性质及保存要求，不宜当普通杂货直接入仓。
常见问题
- 商业储存是否包括网店逐单出货？
- 不一定。存放、分批提取、逐件拣货、包装及代寄是不同服务，应先提供运作流程并取得书面确认。
- 少量存货也适合外存吗？
- 视乎占用空间、取用频率及全期成本。可先把高周转货留在工作地点，较少使用的货品另行评估，不必把所有存货一次搬走。
- 中央仓库的取物收费可直接套用商业储存吗？
- 不可以。不同服务的租期、取回及操作安排未必相同，商业报价应按货量、存期与出入货需要另行确认。
延伸阅读
本文内容供一般参考，实际安排请按物品状况及最新官方指引决定。