當存貨開始佔用辦公室，就係時候計一計租金成本。
簡短答案
中小企是否外判倉儲，應比較佔用辦公室的空間成本、庫存規模、出入貨頻率、搬運及管理人手，而不是只比較每呎租金。先建立品項、數量和箱位索引，再確認接收、提取、盤點及物流的責任；一般儲存服務不等於包含逐單執貨或訂單履行。
重點摘要
- 先清理滯銷及重複存貨，再估外存容量。
- 庫存準確度需要入出倉紀錄，不只靠箱外標籤。
- 儲存、物流、執貨及訂單履行要分開確認。
1. 計算每呎成本
先記錄存貨佔用的辦公室面積與成本，再比較外存月租、搬運及取貨人手。不同地段及服務價目不一，不能只假設外存一定較便宜。
2. 出入貨頻率
按每週出入貨次數，決定是否需要配合定期物流。
3. 文件存檔
需要保留的公司文件可集中存放，並做好分類標示。
4. 用完整成本判斷，而非假設倉儲一定較平
把辦公室被貨物佔用的面積、相關租用成本、員工搬貨時間及交收次數記錄下來，再與外存方案的月租、收送及操作費比較。地段、樓宇及服務不同，不能保證倉儲每呎成本一定低於辦公室。
若外存後需要頻密往返取貨，交通及人手可能抵銷租金差額。反之，季節用品或低周轉存貨集中存放，可能有助釋放工作位置；應按實際貨量及運作流程評估。
5. 庫存表至少記錄甚麼？
每個品項使用穩定的貨號，記錄名稱、規格、箱數、每箱數量及箱號。相似包裝或不同版本的商品不要混用同一識別碼，否則取貨時容易拿錯。
每次存入、取出或調整數量都保留日期、經手人及原因，並定期將紀錄與實物核對。這是管理建議，不代表一般倉儲方案已代客建立系統或承擔商品庫存責任。
- 品項／貨號與版本
- 外箱編號、件數及單箱數量
- 預計下次取用日期
- 交收紀錄與聯絡人權限
6. 先確認倉庫可配合的出入貨方式
查詢是否接受原箱入出、能否分批取回、提取通知時間及交收點。若有固定補貨日、急單或第三方物流到訪，需要事前確認可行性，不能自行安排貨車直接到倉。
逐件點算、貼標籤、重新包裝、代客寄送和退貨處理，都是獨立操作需要。只有書面列明的服務才應列入流程及預算，避免把單純存放理解成完整物流外判。
7. 公司文件與商品應分開管理
含客戶或員工資料的文件應與一般存貨分開編號，外箱只顯示內部代碼，避免把敏感資料直接寫在標籤。取閱權限及授權聯絡人亦要有清楚紀錄。
法定文件保留期、個人資料保存及銷毀要求，應按文件類型及現行規定向相關專業人士確認。食品、藥物、含電池商品或其他特殊貨品，則先申報性質及保存要求，不宜當普通雜貨直接入倉。
常見問題
- 商業儲存是否包括網店逐單出貨？
- 不一定。存放、分批提取、逐件執貨、包裝及代寄是不同服務，應先提供運作流程並取得書面確認。
- 少量存貨也適合外存嗎？
- 視乎佔用空間、取用頻率及全期成本。可先把高周轉貨留在工作地點，較少使用的貨品另行評估，不必把所有存貨一次搬走。
- 中央倉庫的取物收費可直接套用商業儲存嗎？
- 不可以。不同服務的租期、取回及操作安排未必相同，商業報價應按貨量、存期與出入貨需要另行確認。
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本文內容供一般參考，實際安排請按物品狀況及最新官方指引決定。