按部门、工作需要与搬迁阶段分流，整理文件箱号、设备配件及新办公室分批送回安排。
简短答案
办公室搬迁或装修前，应按持续营运、暂存及处理三组分流，再以部门、箱号及设备资产编号建立清单。重要文件与工作设备不宜整批一次存走；取回次序、保密要求、两边管理处限制及收送费用要事先确认，商业存仓也不等于专业文件管理或资讯设备搬迁已包含。
重点摘要
- 先保留营运必需品，再决定暂存范围。
- 文件箱外用代码，避免展示个人或客户资料。
- 设备、配件及资产清单配对，数据备份由公司安排。
- 新办公室按工作阶段送回，避免未完工已塞满家私。
1. 用部门与工作依赖关系规划搬迁
先列出装修或过渡期间仍要处理的工作，例如接听查询、付款、客服或日常出货，再决定需要保留哪些设备与文件。不要只按房间逐间清空，否则最早入仓的可能刚好是下一日要用的资料。
指定一位协调人统整各部门清单、日期和查询，避免同事分别要求不同取回安排。若新办公室按区域逐步启用，也应列明先后接收物品的需要；这是营运安排，不代表服务方承诺特定工期内完成。
2. 文件先分类，保密资料不要放在外箱
按部门、年份或用途编箱号，自行保管详细内容对照表。外箱可写代码与接收部门，不宜直接展示客户名称、身份资料或其他敏感内容；报价通常可先提供箱数、尺寸和外观，不必传整份文件相片。
需要封箱、指定人员交收或特别保密流程时，预约前列出并确认实际可提供的安排。法定保存年期与公司政策应向相关专业人员核对，本文不替各类文件设定统一保存期限，亦不把一般存仓称为合规档案管理。
3. 设备清单要连线材、配件与数据责任一起写
电脑、萤幕、打印机及其他设备记录资产编号、外观状况和对应配件；线材分袋并跟主件对照。办公室内置网络、伺服器或需专业断接的系统，要由合适人员先处理，不能以一般搬运取代资讯工程。
公司应自行安排资料备份、存取权限与敏感媒体管理，再按产品要求关机及包装。装置有内置电池或特殊安全要求，需先申报并确认是否适合接收；不要为了入箱自行拆机或忽略原厂搬运要求。
4. 家私量度后，再确认拆装与新址摆位
办公桌、会议桌、文件柜及储物架不一定能直接搬过新址门框。记录外尺寸、接合方式及拆件可能性，与新址通道和预计位置一起核对；原有家私的状况亦会影响能否安全拆开重装。
把螺丝包、锁匙及配件与主件编号，另列留用、暂存及不再保留的清单。不要把弃置或拆除工程当作存仓必然包含；若新址尚未完成工程，先确认可接收区域，避免物品送回后又要移动。
5. 两边管理处的搬运要求，分别核实
办公楼宇可能对货䢂、车辆、时间、地面保护及搬运申请有指定要求。旧址与新址规则不一定相同，应分别询问并交代给收送团队；如需要指定文件或手续，也要提早确认由谁负责提供。
查询时提供两边地址、楼层、停车位置、物品照片和预计时段。非办公时间能否安排、额外工序是否可提供及费用如何计算，必须依实际情况确认，不能预设商业客户就享有夜间或即日搬运。
6. 分批送回后，按资产与箱号验收
可以按实际运营需要，规划先接收必需设备，再接收部门用品和较少使用的档案，但每批日期与费用仍须事先确认。新址安排专人统一清点验收、指示摆放位置并核对编号，比多个部门各自签收更便于追查差异。
每次交收后更新仍在仓的清单、设备状况及配件去向；续存的文件与物品另记结束条件。部分取回是否影响存放费、公司单据抬头及内部采购要求，都应书面核对，不要把结束搬迁理解为所有存放安排已一并终止。
比较一览
| 类别 | 入仓前记录 | 公司需另行安排 |
|---|---|---|
| 文件 | 部门、箱号、数量及封箱要求 | 保存政策、授权及敏感资料管理 |
| 资讯设备 | 资产编号、配件及外观 | 备份、断接及恢复系统 |
| 家私 | 尺寸、拆件与配件编号 | 新址摆位、通道及工程进度 |
常见问题
- 可以把有客户个人资料的文件直接拍给客服报价吗？
- 应避免传送文件内容。可先提供封好外箱的照片、箱数、尺寸与一般性质；保密、封箱及指定人员取件要求，另外向客服确认可提供的安排。
- 电脑搬运会包括备份与重新接驳网络吗？
- 不能预设包含。公司应安排合适人员处理备份、关机、断接及系统恢复；特殊设备与资讯工程需求要独立确认，不能等同一般存仓搬运。
- 可以分批送回不同部门吗？
- 可按部门列出批次、箱号、日期及地址查询，由客服确认可行安排与收送费用。公司内部亦要指定接收及授权人员，不能假设不限次数或免费分批配送。
延伸阅读
本文内容供一般参考，实际安排请按物品状况及最新官方指引决定。