按部門、工作需要與搬遷階段分流，整理文件箱號、設備配件及新辦公室分批送回安排。
簡短答案
辦公室搬遷或裝修前，應按持續營運、暫存及處理三組分流，再以部門、箱號及設備資產編號建立清單。重要文件與工作設備不宜整批一次存走；取回次序、保密要求、兩邊管理處限制及收送費用要事先確認，商業存倉也不等於專業文件管理或資訊設備搬遷已包含。
重點摘要
- 先保留營運必需品，再決定暫存範圍。
- 文件箱外用代碼，避免展示個人或客戶資料。
- 設備、配件及資產清單配對，數據備份由公司安排。
- 新辦公室按工作階段送回，避免未完工已塞滿傢俬。
1. 用部門與工作依賴關係規劃搬遷
先列出裝修或過渡期間仍要處理的工作，例如接聽查詢、付款、客服或日常出貨，再決定需要保留哪些設備與文件。不要只按房間逐間清空，否則最早入倉的可能剛好是下一日要用的資料。
指定一位協調人統整各部門清單、日期和查詢，避免同事分別要求不同取回安排。若新辦公室按區域逐步啟用，也應列明先後接收物品的需要；這是營運安排，不代表服務方承諾特定工期內完成。
2. 文件先分類，保密資料不要放在外箱
按部門、年份或用途編箱號，自行保管詳細內容對照表。外箱可寫代碼與接收部門，不宜直接展示客戶名稱、身份資料或其他敏感內容；報價通常可先提供箱數、尺寸和外觀，不必傳整份文件相片。
需要封箱、指定人員交收或特別保密流程時，預約前列出並確認實際可提供的安排。法定保存年期與公司政策應向相關專業人員核對，本文不替各類文件設定統一保存期限，亦不把一般存倉稱為合規檔案管理。
3. 設備清單要連線材、配件與數據責任一起寫
電腦、螢幕、打印機及其他設備記錄資產編號、外觀狀況和對應配件；線材分袋並跟主件對照。辦公室內置網絡、伺服器或需專業斷接的系統，要由合適人員先處理，不能以一般搬運取代資訊工程。
公司應自行安排資料備份、存取權限與敏感媒體管理，再按產品要求關機及包裝。裝置有內置電池或特殊安全要求，需先申報並確認是否適合接收；不要為了入箱自行拆機或忽略原廠搬運要求。
4. 傢俬量度後，再確認拆裝與新址擺位
辦公桌、會議桌、文件櫃及儲物架不一定能直接搬過新址門框。記錄外尺寸、接合方式及拆件可能性，與新址通道和預計位置一起核對；原有傢俬的狀況亦會影響能否安全拆開重裝。
把螺絲包、鎖匙及配件與主件編號，另列留用、暫存及不再保留的清單。不要把棄置或拆除工程當作存倉必然包含；若新址尚未完成工程，先確認可接收區域，避免物品送回後又要移動。
5. 兩邊管理處的搬運要求，分別核實
辦公樓宇可能對貨𨋢、車輛、時間、地面保護及搬運申請有指定要求。舊址與新址規則不一定相同，應分別詢問並交代給收送團隊；如需要指定文件或手續，也要提早確認由誰負責提供。
查詢時提供兩邊地址、樓層、停車位置、物品照片和預計時段。非辦公時間能否安排、額外工序是否可提供及費用如何計算，必須依實際情況確認，不能預設商業客戶就享有夜間或即日搬運。
6. 分批送回後，按資產與箱號驗收
可以按實際營運需要規劃先接收必需設備，再收部門用品和較少用的檔案，但每批日期與費用仍要先確認。新址有人統一點收、指示擺位並核對編號，會比由多個部門各自簽收更容易追查差異。
每次交收後更新仍在倉的清單、設備狀況及配件去向；續存的文件與物品另記結束條件。部分取回是否影響存放費、公司單據抬頭及內部採購要求，都應書面核對，不要把結束搬遷理解為所有存放安排已一併終止。
比較一覽
| 類別 | 入倉前記錄 | 公司需另行安排 |
|---|---|---|
| 文件 | 部門、箱號、數量及封箱要求 | 保存政策、授權及敏感資料管理 |
| 資訊設備 | 資產編號、配件及外觀 | 備份、斷接及恢復系統 |
| 傢俬 | 尺寸、拆件與配件編號 | 新址擺位、通道及工程進度 |
常見問題
- 可以把有客戶個人資料的文件直接拍給客服報價嗎？
- 應避免傳送文件內容。可先提供封好外箱的照片、箱數、尺寸與一般性質；保密、封箱及指定人員取件要求，另外向客服確認可提供的安排。
- 電腦搬運會包括備份與重新接駁網絡嗎？
- 不能預設包含。公司應安排合適人員處理備份、關機、斷接及系統恢復；特殊設備與資訊工程需求要獨立確認，不能等同一般存倉搬運。
- 可以分批送回不同部門嗎？
- 可按部門列出批次、箱號、日期及地址查詢，由客服確認可行安排與收送費用。公司內部亦要指定接收及授權人員，不能假設不限次數或免費分批配送。
延伸閱讀
本文內容供一般參考，實際安排請按物品狀況及最新官方指引決定。