入箱前的乾燥、分類與標示，比單純把物品密封更重要。
簡短答案
衣物、書本、文件及相片應按材質分開保存：衣物先洗淨乾透，書本避免過重擠壓，重要紙本用合適保護材料並建立索引。不要把防潮等同完全密封，亦不要以一般儲存方式代替古籍、珍貴相片或特殊收藏品需要的專業保存。
重點摘要
- 清潔、乾燥及分類先於封箱。
- 書本重，箱未滿也可能已達合適重量。
- 重要文件索引與外箱標籤分開，保護私隱。
- 剪報、相片與一般紙張不要隨意混裝。
1. 衣物要按洗滌標籤處理
衣物應清潔並完全乾透後才入箱。羊毛、皮革及需要乾洗的衣物，應按洗滌標籤或專業清潔建議處理，不宜一律用同一種方法清洗。
不要把潮濕衣物放進密封袋。真空袋是否適合，要視乎物料；羽絨、皮革及容易變形的衣物，不宜長期過度壓縮。
2. 書本與紙張避免受潮和擠壓
書本入箱前先清走灰塵，保持乾爽。以尺寸相近的書本分組，避免斜放或塞得太滿令書脊受壓。
紙張本身很重，不要只因箱內仍有空位就繼續加書。單箱重量應符合儲存箱及搬運安排的限制。
3. 文件分類同私隱同樣重要
按年份、類別及保留需要整理文件，使用合適文件夾分隔，建立可對照箱號的索引。公司文件的法定保留期，應向相關專業人士確認。
對外箱標籤不必寫身份證號碼、客戶資料等敏感內容。含個人資料的文件，應按公司政策安排包裝、查閱權限及銷毀流程。
4. 防潮物料不是萬能
乾燥劑可按產品指示使用，但不能代替物品本身乾透，亦不能保證任何環境下都不會發霉。
選擇儲存方案時，可查詢環境管理及物品檢查安排。若物品已出現霉斑或蟲害，應先處理並向客服說明，再確認是否適合入倉。
5. 紙張與相片為甚麼不能隨便黏貼？
膠紙、膠水及不合適保護套可能在日後變色、黏連或影響紙面。珍貴文件不宜直接用普通膠紙修補，亦不要因想壓平而把易脆紙張硬摺進尺寸不足的文件夾。
香港大學圖書館的紙質文物保育指引建議以合適、無酸及不含木質素的保護材料保存文件與剪報，並提醒相片保護套的材質差異。採購時應核對產品說明，而不是只看透明外觀。
6. 書本裝箱要同時控制重量與書脊壓力
將大小相近書本分組，以合適大小的箱承托，避免過大空隙讓書本斜倒。不要把重型書冊壓在細薄文件、相片或易變形封面上，裝箱後應能正常關蓋。
紙張體積不大但重量累積快；仍有空位不代表可以繼續加書。留意箱底、提手及搬運限制，必要時分箱。清潔表面灰塵時動作輕柔，易脆或已受損材料宜交專業人士處理。
7. 文件索引、備份與保留期限分開處理
先按類型及年份編號，建立「文件類別—箱號—取用權限」對照，外箱只顯示內部代碼。含身份資料、客戶紀錄或商業資料的內容，不必直接寫在可見標籤。
掃描備份可方便查閱，但不代表在任何法律或業務情境都可以銷毀正本。保留期限及銷毀要求因文件而異，應向適用機構或專業人士確認，不能由一篇收納文章替代判斷。
8. 發現潮濕、霉味或紙張黏連怎樣辦？
先把受影響物品與乾爽物件分開，避免直接密封或用香味掩蓋。濕紙、光面紙、印刷品和相片的處理方式並不相同，強行揭頁、濕擦或漂白可能造成不可逆損壞。
政府檔案處強調乾爽環境、合適設備及定期檢查的重要性。若是無法替代的原件、大量受潮或可見霉菌，優先尋求保存專業意見；一般倉庫及乾燥劑不是文物修復服務。
常見問題
- 舊報紙可以直接夾在相簿或文件中嗎？
- 不建議隨意混放。新聞紙的物料可能影響旁邊紙張，重要剪報宜依專業保存指引用合適保護套或另作副本。
- 文件掃描後可以立即丟掉正本嗎？
- 不能一概而論。法律、合約及業務要求因文件而異，先確認保留與銷毀規定；掃描備份不自動等於可合法棄置原件。
- 普通空調迷你倉適合古籍或珍貴相片嗎？
- 未必。珍貴紙本可能需要專業環境及保存材料，應先評估其條件，不把普通空調當成檔案級溫濕度保證。
延伸閱讀
本文內容供一般參考，實際安排請按物品狀況及最新官方指引決定。
